録音から議事録を作成する方法

録音から議事録を作る作業は、大きく3つに分けられます。

1つ目は録音です。会議の音声を最初から最後まで残しておきます。2つ目は文字起こしで、その音声を発言のテキストに変換します。3つ目が整理で、テキストから議事録に必要な部分を抜き出して形にします。

従来は会議中にリアルタイムでメモを取り、それを頼りに清書していました。この方法だと、聞き取りと記録を同時にこなす必要があり、どうしても抜けが出ます。先に録音と文字起こしを済ませておけば、会議中は議論そのものに集中でき、整理はあとから落ち着いて取りかかれます。

文字起こしの精度は、元の録音の音質にかなり左右されます。ここで手を抜くと、あとの工程すべてに響きます。

対面の会議なら、マイクを発言者の中央に置き、資料をめくる音やエアコンの近くを避けます。オンライン会議なら、Web会議ツールの録画機能を使うのがいちばん手軽です。ハウリングを防ぐため、参加者にはイヤホンやヘッドセットを使ってもらうと発言がクリアに残ります。

スマホのボイスメモでも十分実用になります。録音を始めたら、冒頭で日付・会議名・出席者を一言読み上げておくと、あとで議事録の見出しを埋めるときに役立ちます。

録音ファイルができたら、それを文字起こしツールにアップロードして、発言をテキストに変換します。ここが議事録づくりの土台になります。

このとき「誰が話したか」が区別されていると、あとの整理が一気に楽になります。話者ごとに発言が分かれていれば、「この決定は誰の提案だったか」「宿題を引き受けたのは誰か」がひと目でわかるからです。Pepysはすべてのファイルで話者の区別に対応しているので、発言者ラベル付きのテキストがそのまま手に入ります。

タイムスタンプが付いていると、あとで「言った言わない」を確認したいときに、録音の該当箇所へすぐ戻れます。長い会議ほど、この機能が効いてきます。

文字起こしができたら、いよいよ議事録の中身を組み立てます。議事録の骨格は「要点」「決定事項」「宿題（アクションアイテム）」の3つです。

要点は、議論の流れと結論をつかむための要約です。全文を読み返す代わりに、AI要約を使えば議論の大枠を短時間で把握できます。Pepysの要約やチャプター分けを土台にすると、どこで何を話したかの当たりが早くつきます。

決定事項は「〜することに決めた」「〜で合意した」といった、結論が確定した発言を拾います。文字起こしとチャットできる機能があれば、『この会議で決まったことを箇条書きにして』『まだ結論が出ていない論点は？』と質問して、決定事項と保留事項を仕分けできます。

宿題（アクションアイテム）は「誰が・何を・いつまでに」の3点セットで抜き出します。話者の区別があるおかげで担当者が明確になり、『各担当者のタスクと期限を一覧にして』と尋ねれば、抜け漏れなく洗い出せます。

必要な要素がそろったら、あとは読みやすい形にまとめます。冒頭に日付・会議名・出席者、本文に議題ごとの要点、最後に決定事項と宿題の一覧を置く、という順番が定番です。

文字起こしの全文をそのまま貼るのではなく、要点・決定事項・宿題に絞って再構成するのがコツです。発言をそのまま載せると冗長になりやすいので、話し言葉の重複や言い直しは削り、結論が伝わる書き方に直します。

Pepysの書き出しはTXT・Markdown・DOCX・PDFなどに対応しているので、ふだん使っているエディタやドキュメントに取り込んで、そのまま清書に入れます。テンプレートを一度作っておけば、次回からは埋めるだけで済みます。

Pepysは、使った分だけ支払う文字起こしサービスです。クレジットを一度購入すれば期限切れはないので、会議が多い月も少ない月も、必要なときにだけ使えます。定例会議が不定期に増減するチームでもムダが出ません。

99以上の言語に対応しているため、外国語が飛び交う会議や海外拠点との打ち合わせでも文字起こしできます。話者の区別、タイムスタンプ、AI要約、チャプター、文字起こしとのチャットは、すべてのファイルに標準で付きます。

会議の内容は機密性が高いものも多いはずです。Pepysはあなたの音声やテキストをAIの学習に使うことは決してありません。処理後の自動削除も任意で選べるので、社内ルールに合わせて運用できます。